Artisans et entreprises du bâtiment : envoyer le devis le jour de la visite

Envoyer le devis le jour de la visite, ce n'est pas une question de volonté. C'est une question de ce qui se passe entre la note de chantier et le document final. Aujourd'hui, ce passage se fait à la main, le soir. Il peut se faire tout seul, à partir d'une photo de vos notes et de vos prix, pendant que vous rangez le mètre. Il ne reste qu'à vérifier et à appuyer sur envoyer, avant de remonter dans le camion.

Cet article s'adresse aux entreprises du bâtiment de trois à vingt personnes, avec un bureau, souvent tenu par le dirigeant ou par une personne à mi-temps : plomberie, électricité, maçonnerie, menuiserie, couverture. Ce que je décris ici est le quotidien de beaucoup d'entreprises du Sud-Gironde.

Pourquoi le devis qui part en premier gagne souvent

Un particulier qui fait faire des travaux demande deux ou trois devis. Il les attend. Le premier qui arrive devient la référence : c'est à celui-là que les autres seront comparés, et c'est souvent celui-là qui est signé, parce que la personne a pu poser ses questions, se projeter, et qu'elle n'a plus envie d'attendre.

Si votre devis part trois jours après celui du concurrent, il arrive dans une discussion déjà engagée. Vous pouvez être moins cher et mieux placé, vous arrivez second. Et vous avez passé votre soirée de mardi à le taper.

De la note de chantier au devis : comment ça marche, concrètement

Le principe tient en quatre étapes. Aucune ne demande de changer votre façon de visiter un chantier.

Une photo, ou un message vocal

Sur place, vous faites comme d'habitude : vous notez les mesures, les quantités, les remarques sur votre carnet. En sortant, vous prenez la note en photo avec votre téléphone, ou vous dictez un message vocal : « Salle de bain Dupont, douche à l'italienne 120 par 90, reprise de l'évacuation, faïence au sol et aux murs sur deux mètres, dépose de la baignoire. » C'est tout ce qu'il faut.

Vos prix, pas ceux d'un catalogue

Le devis est pré-rempli à partir de votre liste de prestations et de vos prix : la main-d'œuvre, les forfaits que vous appliquez, les coefficients que vous mettez sur la fourniture. Cette liste, on la construit ensemble au départ, à partir de vos anciens devis. Elle reste la vôtre, et vous la modifiez quand vous voulez.

Les tarifs fournisseurs à jour

Pour la fourniture, les prix viennent des tarifs de vos fournisseurs habituels, mis à jour quand ils changent, au lieu d'être recopiés d'un vieux devis. Une référence de chauffe-eau, un mètre carré de carrelage, un rouleau de câble : le bon prix, à la bonne date.

Vous vérifiez, vous envoyez

Le devis arrive sur votre téléphone, dans votre trame, avec vos conditions. Vous le lisez ligne par ligne. Vous corrigez une quantité, vous ajoutez une remarque, vous décidez d'une remise ou pas. Puis vous l'envoyez, depuis le parking du client. Il est 11 h 40 ; le concurrent passera à 15 h.

Ce qui reste votre métier

La visite, parce que c'est là que vous voyez ce que le client ne dit pas. Les mesures, parce qu'une erreur se paie sur le chantier. Le prix, parce que vous seul savez ce qu'un chantier vous coûte vraiment et ce que vaut votre carnet de commandes ce mois-ci. L'engagement sur le délai, parce que c'est votre parole.

L'automatisation n'entre dans aucun de ces quatre points. Elle enlève le temps de saisie entre les deux : celui qui vous coûte vos soirées.

Après l'envoi : la relance, l'acompte, le comptable

Le devis parti, trois tâches reviennent sur chaque chantier. Elles suivent toutes une règle fixe, donc elles peuvent se faire toutes seules.

La relance du devis

Si le devis n'a pas de réponse après un délai que vous fixez, un message part : poli, court, avec votre signature, proposant un appel pour répondre aux questions. Un deuxième message plus tard, puis l'automatisation s'arrête et vous prévient : à vous de décider si vous appelez. Le détail de cette mécanique, et la façon de relancer sans agacer, sont dans l'article sur les relances.

L'acompte à la signature

Dès que le devis est signé, la facture d'acompte est préparée, avec le pourcentage prévu dans vos conditions, et envoyée au client. Le chantier n'est planifié que quand l'acompte est réglé, et vous êtes prévenu quand il l'est. Plus de chantier commencé avec un acompte « qui arrive ».

Les factures chez le comptable

Chaque facture émise part chez votre comptable, dans le dossier du bon mois, sans que vous ayez à y penser en fin de trimestre. Même chose pour les factures fournisseurs que vous recevez par e-mail : lues, classées, transmises. Si vous ressaisissez aujourd'hui chaque client dans trois endroits, cet article chiffre ce que ça vous coûte.

Par où commencer

Pas par le devis pré-rempli, même si c'est le plus spectaculaire. Dans la plupart des entreprises du bâtiment, l'ordre qui marche est celui-ci :

1. La relance automatique des devis. Simple, rapide à mettre en place, et elle rapporte tout de suite : des devis qu'on aurait oubliés sont signés.
2. La facture d'acompte et la transmission au comptable. Ce sont des règles fixes, sans aucune décision à prendre.
3. Le devis pré-rempli à partir de vos notes. C'est celui qui change vos soirées, et c'est aussi celui qui demande le plus de réglages au départ, parce qu'il faut construire votre liste de prix.

Pour savoir si, dans votre entreprise, le devis vaut la peine d'être automatisé en premier, il faut regarder vos chiffres : nombre de devis par semaine, temps de saisie, délai d'envoi actuel. C'est ce qu'on fait pendant l'audit d'une heure, à votre bureau ou en visio, avec vos anciens devis sous les yeux. Vous repartez avec un diagnostic d'une page et un prix fixe, que vous donniez suite ou non.