Combien vous coûtent vraiment les ressaisies ? Le calcul en cinq minutes

Une ressaisie, c'est une information que vous tapez une deuxième fois alors qu'elle existe déjà dans un autre logiciel. Le nom d'un client, l'adresse d'un chantier, le montant d'un devis. Pris un par un, ça ne pèse rien. Sur une année, pour une entreprise de six ou huit personnes, cela représente souvent plusieurs semaines de travail. Et vous ne le voyez pas, parce que personne ne note « j'ai recopié ».

Voici une méthode pour le chiffrer en cinq minutes, avec vos nombres à vous. Puis ce qu'il faut faire pour que l'information ne soit tapée qu'une fois.

Où se cachent les ressaisies dans une petite entreprise ?

Elles suivent presque toujours le même chemin : celui du client. Prenez un client qui vient de signer, et suivez-le.

• Le premier contact. Il écrit par e-mail, appelle, ou passe par un formulaire. Vous notez son nom et son numéro quelque part : un carnet, votre téléphone, la messagerie.
• Le devis. Vous ouvrez le logiciel de devis et vous retapez le nom, l'adresse, le téléphone. Première ressaisie.
• Le logiciel métier. Le planning, le dossier de chantier, la fiche du bien, le dossier d'assurance : vous créez le client une deuxième fois. Deuxième ressaisie.
• La facture. Si la facturation n'est pas dans le même outil que le devis, vous recommencez. Troisième ressaisie.
• Le comptable. Il attend un tableur, ou vous lui transférez les factures une à une avec le détail. Quatrième ressaisie, souvent la plus longue.

Ajoutez les cas particuliers : le fournisseur dont on recopie les tarifs dans chaque devis, le sous-traitant dont on retape l'attestation, la relance dont on reprend les montants à la main. Vous avez votre liste.

Le calcul, en trois colonnes

Prenez une feuille, ou le dos d'une enveloppe. Trois colonnes suffisent.

Colonne 1 : combien de fois par semaine

Pour chaque ressaisie de votre liste, comptez les occurrences d'une semaine normale. Pas la pire, pas la meilleure. « Nouveau client créé dans le logiciel de facturation : 4 fois. » « Factures transmises au comptable : 12 fois. » Si vous hésitez, demandez à la personne qui le fait : elle sait.

Colonne 2 : combien de minutes à chaque fois

Comptez large, parce que la ressaisie n'est jamais seule. Il faut retrouver l'information (dans quel e-mail ?), ouvrir le bon logiciel, vérifier qu'on ne crée pas un doublon, corriger la faute de frappe. Trois minutes affichées en valent souvent six.

Colonne 3 : combien vaut une heure

Deux façons de la remplir. Ce que coûte la personne qui fait la tâche, charges comprises. Ou ce que vous facturez une heure de votre travail, si c'est vous qui ressaisissez le soir. Prenez la plus honnête des deux pour votre situation.

Puis multipliez : occurrences par semaine, fois minutes, fois 46 semaines environ, divisé par 60, fois la valeur de l'heure. Vous avez un coût annuel par ressaisie. Additionnez les lignes.

Le coût que vous ne voyez pas : les erreurs

Le temps de frappe est la partie visible. La partie chère, c'est ce qui se passe quand une ressaisie se passe mal.

• L'adresse avec une faute. Le devis part à la mauvaise rue, le client corrige, vous renvoyez. Ou le chantier commence au mauvais numéro.
• Le doublon. Deux fiches pour le même client, et personne ne sait laquelle est à jour. Les relances partent deux fois, ou pas du tout.
• Le montant inversé. 1 540 € devient 1 450 € sur la facture. Vous le découvrez trois mois plus tard, ou jamais.
• La version introuvable. « C'est quel fichier, le bon ? » Dix minutes à chercher, et parfois la mauvaise réponse.

Aucun de ces incidents ne figure dans vos trois colonnes. Mais chacun coûte une heure, un client mécontent, ou une facture qui ne sera jamais réglée. Si vous voulez une estimation honnête, repensez aux trois derniers mois et comptez les fois où « on s'est trompé en recopiant ». Vous en trouverez.

Comment faire disparaître les ressaisies ?

Pas en changeant de logiciels. Un nouvel outil « tout-en-un » déplace souvent le problème : il faudra toujours parler au comptable, au portail, au fournisseur. La bonne réponse, dans la plupart des cas, c'est de connecter ce que vous avez déjà.

Le principe est toujours le même : l'information entre une seule fois, à l'endroit où elle apparaît, puis elle circule toute seule.

• Le devis signé crée le client partout. Dans la facturation, dans le planning, dans le dossier. Vous ne retapez rien.
• La facture émise part chez le comptable. Au bon format, au bon moment, sans que personne ne la transfère à la main.
• Les tarifs fournisseurs se mettent à jour. Vos devis utilisent les prix du jour, pas ceux du dernier catalogue recopié.
• Le formulaire de contact remplit la fiche. Le prospect qui écrit depuis votre site existe déjà dans vos outils quand vous le rappelez.

Chaque connexion est un petit chantier, installé en quelques jours, qui enlève une ligne de vos trois colonnes. Je détaille comment s'y prendre, logiciel par logiciel, dans comment connecter vos logiciels de devis, de facturation et votre comptable.

Par où commencer ?

Par la ligne qui revient le plus souvent, pas par la plus pénible. Dans l'exemple plus haut, ce serait les tarifs fournisseurs. Dans beaucoup d'entreprises, c'est la création du client.

Trois raisons de commencer petit :

1. Vous voyez le résultat en une semaine. La tâche ne revient plus, c'est aussi simple que ça.
2. L'équipe prend confiance. La première connexion sert autant à vérifier qu'on travaille bien ensemble qu'à gagner du temps.
3. Le calcul se vérifie. Si votre feuille disait 18 heures par an et que vous les retrouvez, les lignes suivantes deviennent faciles à décider.

Si vous voulez comprendre ce qui est automatisable au-delà des ressaisies, l'article ce que l'automatisation est vraiment, et ce qu'elle n'est pas pose le cadre. Et si vous préférez faire le calcul avec moi, vos logiciels ouverts, c'est exactement ce qu'on fait pendant l'audit.